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Gerenciamento de Projeto Simples

Olá! Tudo bem?

A vida é cheia de processos e procedimentos. Quer aceitemos ou não. A maior questão é que temos que aproveitar o tempo. Temos apenas 24 horas por dia e as vezes isso parece pouco. Ainda assim, desperdiçamos boa parte do nosso tempo com coisas desordenadas.

Quando falamos de Projetos, ou mesmo Gerenciamento de Projetos, todos acham que isso é coisa da Engenharia e só serve para grandes construções ou implementações em empresas. Não é bem assim.

A necessidade de planejarmos abrange coisas simples, inclusive nossa rotina diária. Não estou falando de hábitos, mas sim de boas práticas. Se não planejar sua rota quando tiver de ir a vários lugares, pode se atrasar. Esquecer do horário de pico, de uma via em reforma, ou mesmo dar voltas desnecessárias por não criar uma sequência otimizada.

Gerenciamento de Projetos é o que nos permite iniciar uma determinada tarefa pensando nos detalhes para que possa ser feita do melhor jeito possível, orientando e monitorando sua execução e garantir sua conclusão.

Para quem se interessa pelo assunto, o PMI é parada obrigatória. Este instituto reuniu as melhores práticas de Gerenciamento de Projetos analisadas no mundo todo e criou um guia.

segundo eles, Projeto é:

 

“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de existir. Um projeto também poderá ser encerrado se o cliente (cliente, patrocinador ou financiador) desejar encerrá-lo. Temporário não significa necessariamente de curta duração. O termo se refere ao engajamento do projeto e à sua longevidade. O termo temporário normalmente não se aplica ao produto, serviço ou resultado criado pelo projeto; a maioria dos projetos é empreendida para criar um resultado duradouro. Por exemplo, um projeto de construção de um monumento nacional criará um resultado que deverá durar séculos. Os projetos também podem ter impactos sociais, econômicos e ambientais que terão duração mais longa que os projetos propriamente ditos.
Cada projeto cria um produto, serviço ou resultado único. O resultado do projeto pode ser tangível ou intangível. Embora elementos repetitivos possam estar presentes em algumas entregas e atividades do projeto, esta repetição não muda as características fundamentais e exclusivas do trabalho do projeto. Por exemplo, prédios de escritórios podem ser construídos com materiais idênticos ou similares e pelas mesmas equipes ou equipes diferentes. Entretanto, cada projeto de prédio é único, com uma localização diferente, um design diferente, circunstâncias e situações diferentes, partes interessadas diferentes, etc.” (PMBOK, p. 3)

PMI – Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (GUIA PMBOK) 5ª ed. PMI, 2013.

 

Sendo assim, esse monstro de 600 páginas de puro conhecimento “resume” o conhecimento de Projetos de modo que quem o ler, seguir, adaptar e usar, pode passar a executar projetos com firmeza e melhorar seu índice de sucesso.

O que aprendi com isso foi um choque para mim. Eu sempre ouvi que o fracasso dos projetos era devido a um mal planejamento. No entanto, a maioria fracassa devido a uma má EXECUÇÃO.

Segundo o PMI, um projeto tem 5 fases:

INICIAÇÃO
PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO
MONITORAMENTO E CONTROLE
ENCERRAMENTO

e um total de 47 atividades que juntas podem promover qualquer projeto de qualquer magnitude.

É lógico que nem todas servirão para todos os casos, por isso pode e DEVE ser adaptado para cada uso. O importante é CONHECER todas elas.

Conheça o PMI, clique abaixo:

EU TE ENSINO!

 

 

 

 

 

 

 

Bom, agora, vou te mostrar a minha versão! Reorganizei as atividades em ordem cronológica, assim você pode estruturar seu projeto passo-a-passo de forma mais aplicável, e não tão didática. Porém, não deixe de conhecer o PMBOK, é fantástico.

 

 

1 TERMO DE ABERTURA
2 IDENTIFICAR PARTES INTERESSADAS
3 DESENVOLVER O PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO
4 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS
5 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DO ESCOPO
6 PLANEJAR GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA
7 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS CUSTOS
8 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
9 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RISCOS
10 COLETAR REQUISITOS
11 DEFINIR ESCOPO
12 CRIAR EAP
13 DEFINIR AS ATIVIDADES
14 SEQUENCIAR AS ATIVIDADES
15 IDENTIFICAR OS RISCOS (PARCIAL)
16 ESTIMAR AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES (PARCIAL)
17 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DA QUALIDADE (PARCIAL)
18 ESTIMAR RECURSOS DAS ATIVIDADES (PARCIAL)
19 ESTIMAR CUSTOS (PARCIAL)
20 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
21 CONDUZIR AS AQUISIÇÕES
22 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS
23 IDENTIFICAR OS RISCOS
24 MOBILIZAR A EQUIPE DO PROJETO
25 DESENVOLVER A EQUIPE DO PROJETO
26 ESTIMAR AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES
27 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
28 PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOS
29 REALIZAR ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOS
30 REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DOS RISCOS
31 ESTIMAR RECURSOS DAS ATIVIDADES
32 DESENVOLVER O CRONOGRAMA
33 ESTIMAR CUSTOS
34 DETERMINAR O ORÇAMENTO
35 REALIZAR O CONTROLE INTEGRADO DAS MUDANÇAS (PARCIAL)
36 ORIENTAR E GERENCIAR O TRABALHO DO PROJETO
37 VALIDAR ESCOPO
38 CONTROLAR O ESCOPO
39 CONTROLAR O CRONOGRAMA
40 CONTROLAR OS CUSTOS
41 CONTROLAR A QUALIDADE
42 REALIZAR GARANTIA DA QUALIDADE
43 ENCERRAR AQUISIÇÕES (PARCIAL)
44 MONITORAR E CONTROLAR O TRABALHO
45 REALIZAR O CONTROLE INTEGRADO DAS MUDANÇAS
46 CONTROLAR AS AQUISIÇÕES
47 GERENCIAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS
48 CONTROLAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS
49 GERENCIAR AS COMUNICAÇÕES
50 CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES
51 GERENCIAR A EQUIPE DO PROJETO
52 CONTROLAR OS RISCOS
53 ENCERRAR AQUISIÇÕES
54 ENCERRAR PROJETO OU FASE

Parece muita coisa não é? Se for seu primeiro contato com projetos, já saiba que tudo isso são boas práticas. Use da forma que for melhor para você. De qualquer forma, vou mostrar também um modelo simples que fiz, mesclando várias ferramentas, mas que podem ser usadas como uma diretriz para se organizar. Use o PDCA e o 5W2H. Mesmo sendo ferramentas de Gestão da Qualidade, podem ser usadas para pequenos projetos também.

Veja essa sequência baseada nas duas ferramentas:

O que queremos realizar?

Tenha sempre no topo de tudo o que você quer fazer. Se não for claro para todo mundo, pode dar muito errado.

 

1 – PLANEJAMENTO

 

O que será feito?

Quem vai fazer?

Por que deverá ser feito?

Onde deverá ser feito?

Quando fazer?

Como fazer?

Quanto vai custar?

 

Análise:

– levantamento de fatos

– levantamento de dados

– elaboração do fluxo do processo

– identificação dos itens de controle

– elaboração de uma análise de causa e efeito

– colocação dos dados sobre os itens de controle

– análise dos resultados

– estabelecimento dos objetivos

2 – EXECUTAR

3 – VERIFICAR

4 – AGIR

 

Toda melhoria necessita de mudança.

Nem toda mudança é uma melhoria.

 

Resultados esperados:

– Reduzir gastos;

– Aumentar vendas;

Melhoria é um impacto positivo, relevante e duradouro em indicadores de interesse da organização.

Um bom processo é aquele que as pessoas têm facilidade de fazer as coisas certas e dificuldade de cometer erros.

 

Método científico nas organizações

– observar um evento

– formular teoria para a causa do evento

– testar teoria com experimentos

– analisar resultados

– aplicar conhecimento para realizar mudança que gere melhoria

 

Para melhorar precisamos mudar. Para mudar precisamos aumentar nosso conhecimento sobre assunto específico.

 

Medir

– fazer fluxograma – mapa detalhado do processo

– determinar pontos críticos

– desenvolver planos para coleta de dados

– avaliar desenvolvimento atual (estabilidade, capabilidade…)

– ajustar o foco do projeto

 

Analisar

– criticar o processo atual

– identificar maus conceitos no processo

– buscar explicações para o desenvolvimento atual

– identificar mudanças

 

Melhorar

– desenvolver mudança

– testar mudança em pequena escala

– avaliar riscos e benefícios

– implementar mudança para que seja uma melhoria

 

Controlar

– desenvolver plano de implementação

– determinar necessidade de comunicar e treinar

– estabelecer plano de controle do novo processo

– fechar projeto e comunicar os resultados

 

Celebrar

Agora…

Eu também organizei o PMBOK de forma cronológica e você inclusive pode consultar para ajudar na sua Certificação CAPM. Se informe disso no site do PMI. Tenho certeza que isso irá mudar sua visão sobre Projetos e te ajudará a quebrar muitos Paradigmas. Desenvolva-se, tenha medo de ficar no mesmo lugar!

Te ofereço gratuitamente o que eu me rachei para estruturar! Depende de você fazer um super projeto e surpreender sua empresa!

Baixe aqui!

Entradas e saídas

 

Este pdf contém a sequencia que eu montei e te mostrei anteriormente mais as entradas e saídas de cada processo. Isso lhe dará uma visão completa do que vai aprender no PMBOK. Aproveite!

Gostaria muito do seu Comentário! Ou entre em contato! Juntos somos mais…

 

Não deixe de ler outros posts meus! Logo terá mais para você!

Tem meu e-book A PRIMEIRA IMPRESSÃO NÃO É A QUE FICA

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Visite também minha página HINODE. Vai se surpreender! Entre em contato! Eu ficaria feliz em te ajudar a realizar os seus sonhos!

 

 

 

 

 

 

Grande abraço,

Pedro!

 

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2 comentários em “Gerenciamento de Projeto Simples

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